GmbH, Zweigniederlassung oder Employer of Record: Die richtige Einheit für den DACH-Markteintritt

Jede DACH-Expansion trifft irgendwann auf eine Frage, die nach Verwaltung klingt und sich als Strategie entpuppt: Über welche rechtliche Einheit sind wir eigentlich tätig? Die Antwort prägt Haftung, Steuern, Personal, Kundenvertrauen und — bei regulierten Geschäftsmodellen — ob der Markteintritt überhaupt zulässig ist. Drei Optionen dominieren: eine lokale Tochtergesellschaft, eine eingetragene Zweigniederlassung oder ein Employer of Record, der in Ihrem Namen einstellt.

Die richtige Wahl hängt weniger von Vorlieben ab als davon, was die Einheit tragen muss. Ein Vertriebspilot mit zwei Personen braucht etwas anderes als ein Team, das Enterprise-Verträge unterschreibt — und beide etwas anderes als ein Unternehmen mit erlaubnispflichtiger Tätigkeit. Der häufigste Fehler: im ersten Monat die schnellste Variante wählen und im neunten Monat feststellen, dass sie das inzwischen gewachsene Geschäft nicht trägt.

Option 1: Die Tochtergesellschaft (GmbH)

Die deutsche GmbH ist das Standardvehikel für einen ernsthaften Markteintritt. Sie erfordert ein Stammkapital von 25.000 Euro, von dem vor der Eintragung mindestens die Hälfte eingezahlt sein muss, einen notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag und die Eintragung ins Handelsregister. Seit 2022 ist die Gründung per Video-Beurkundung möglich — ohne Reise nach Deutschland, sofern sich alle Beteiligten mit einer deutschen eID oder einem auf hohem Vertrauensniveau anerkannten elektronischen Ausweis eines anderen EU- oder EWR-Staats identifizieren können; Gründer aus Drittstaaten brauchen in der Regel weiterhin einen Notartermin vor Ort oder eine notariell beglaubigte Vollmacht. Realistisch sind wenige Wochen bis zwei Monate; das Bankkonto für die Kapitaleinzahlung und die steuerliche Erfassung sind meist die langsamsten Schritte. Die wirtschaftlich Berechtigten sind im Transparenzregister einzutragen.

Österreich und die Schweiz folgen derselben Logik mit anderen Zahlen. Österreich hat das Mindeststammkapital der GmbH 2024 auf 10.000 Euro gesenkt und mit der FlexCo eine startup-freundliche Variante eingeführt. Die Schweiz verlangt für die GmbH 20.000 Franken, voll einbezahlt — und, was viele Gründer überrascht: Mindestens eine zur Vertretung befugte Person muss ihren Wohnsitz in der Schweiz haben.

Die Stärke der Tochter ist Glaubwürdigkeit und Trennung: Deutsche Einkaufsabteilungen kontrahieren gern mit einer GmbH, die Haftung bleibt in der lokalen Einheit, und eine erlaubnispflichtige Tätigkeit kann später dort verankert werden. Ihr Preis ist Verwaltung — Buchhaltung, Jahresabschluss, Verrechnungspreise mit der Mutter und ein Geschäftsführer mit echter lokaler Verantwortung.

Option 2: Die Zweigniederlassung

Eine Zweigniederlassung ist keine eigene juristische Person: Die ausländische Mutter lässt eine Niederlassung im deutschen Handelsregister eintragen und ist über sie tätig. Ein Mindestkapital gibt es nicht, dafür haftet die Mutter voll für alles, was die Niederlassung tut. Steuerlich ist die Zweigniederlassung eine Betriebsstätte — ihre Gewinne werden in Deutschland besteuert, was eine Gewinnabgrenzung zwischen Stammhaus und Niederlassung erfordert. Außerdem müssen Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften die Abschlüsse der Mutter in Deutschland offenlegen — eine Transparenz, die manche Gründer lieber vermeiden.

Für in der EU zugelassene Finanzunternehmen hat die Zweigniederlassung eine besondere Rolle: Ein Zahlungsinstitut, E-Geld-Institut oder eine Bank mit Zulassung in einem anderen Mitgliedstaat kann über das Passporting-Verfahren eine deutsche Zweigniederlassung errichten, statt eine deutsche Lizenz zu beantragen. Für Unternehmen aus Drittstaaten braucht eine Zweigniederlassung mit erlaubnispflichtigem Geschäft eine eigene deutsche Erlaubnis.

Option 3: Der Employer of Record — und seine deutschen Grenzen

Ein Employer of Record (EOR) stellt Mitarbeitende in Ihrem Namen ein, übernimmt Lohnabrechnung und Sozialversicherung und ermöglicht Einstellungen binnen Tagen. Das ist der schnellste Weg — und in Deutschland der rechtlich engste. Weil der EOR Arbeitskräfte stellt, die in Ihre Organisation eingegliedert sind und Ihren Weisungen folgen, behandelt das deutsche Recht die Konstruktion in aller Regel als Arbeitnehmerüberlassung nach dem AÜG.

• Erlaubnispflicht: Der EOR braucht eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Fehlt sie, gilt das Arbeitsverhältnis als direkt mit dem Kunden zustande gekommen — also mit Ihnen.
• Höchstüberlassungsdauer: Ein Arbeitnehmer darf in der Regel höchstens 18 Monate an denselben Entleiher überlassen werden.
• Gleichbehandlung: Leiharbeitnehmer haben grundsätzlich vom ersten Tag an Anspruch auf die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen und das gleiche Arbeitsentgelt wie vergleichbare Stammbeschäftigte. Wendet der EOR einen Tarifvertrag der Zeitarbeit an, darf das Entgelt davon abweichen — in der Regel aber höchstens neun Monate lang.
• Schweiz und Österreich: Das Schweizer Recht erlaubt keinen Personalverleih aus dem Ausland in die Schweiz, der EOR muss also eine bewilligte Schweizer Einheit sein; Österreich verlangt für die Arbeitskräfteüberlassung eine Gewerbeberechtigung.

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Ein Employer of Record ist eine Brücke, kein Gebäude. In Deutschland hat die Brücke eine gesetzliche Länge von achtzehn Monaten.

Die Entscheidung in der Praxis

1. 01Klären, ob eine Tätigkeit im Markt erlaubnispflichtig oder reguliert ist — dann folgt die Einheit der Lizenz, nicht umgekehrt.
2. 02Das Betriebsstättenrisiko bewerten: Ein Vertriebsteam mit Abschlussvollmacht kann unabhängig vom Vehikel eine deutsche Steuerpräsenz begründen.
3. 03Die Erwartung der Kunden berücksichtigen: Enterprise- und öffentliche Auftraggeber bevorzugen oder verlangen oft einen deutschen Vertragspartner.
4. 04Den Übergang planen: Wer mit einem EOR startet, legt fest, bis wann das Team in die eigene Einheit wechselt — bevor die 18-Monats-Grenze es erzwingt.
5. 05Die laufenden Kosten einer GmbH ehrlich budgetieren: Buchhaltung, Jahresabschluss und Offenlegung (ab mittlerer Größe auch die Abschlussprüfung), Verrechnungspreise und ein Geschäftsführer mit echten Befugnissen.

Die Kombination, die meist funktioniert

In der Praxis werden die Optionen meist nacheinander kombiniert. Ein kleines Team startet über einen EOR mit Überlassungserlaubnis, während die GmbH gegründet wird; die ersten Enterprise-Verträge laufen über die GmbH, sobald sie eingetragen ist; die Mitarbeitenden wechseln, wenn Lohnabrechnung und Benefits stehen. Regulierte Unternehmen fahren parallel eine vierte Spur: die Passporting-Notifizierung oder den Erlaubnisantrag, der festlegt, welche Einheit die regulierte Tätigkeit überhaupt tragen darf.

Zwei praktische Details verdienen früh Aufmerksamkeit. Erstens eröffnen deutsche Banken Geschäftskonten für neue Einheiten nur nach gründlicher KYC-Prüfung — planen Sie die Dokumentation der gesamten Beteiligungskette ein. Zweitens folgen Arbeitsverträge, Betriebsverfassungsrecht und Sozialversicherungsmeldungen deutschem Recht, sobald Menschen in Deutschland arbeiten — gleich, über welche Einheit sie angestellt sind.

Fazit

Die Wahl zwischen GmbH, Zweigniederlassung und EOR ist weniger eine Frage der Geschwindigkeit als der Frage, was die Einheit in achtzehn Monaten tragen muss. Wer mit diesem Horizont entscheidet, vermeidet die teure Umstrukturierung nach einem bequemen Start. Aegiron Capital Group unterstützt Markteinsteiger bei der Strukturierung ihres DACH-Setups; Rechts- und Steuerberatung übernehmen die Kanzlei und der Steuerberater, die Sie beauftragen.